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Flyer, Bilder, pdf-Dateien, Videos, Templates und Brandguidelines – um einem Unternehmen eine einheitliche Markenidentität zu geben und diese zu stärken, kommt es vor allem darauf an, die Vorgaben für die Corporate Identity einheitlich umzusetzen und zu vermitteln. Je größer jedoch das Unternehmen ist, umso schwieriger gestaltet sich diese Aufgabe: Schier unendlich viele Materialien und Informationen haben sich im Laufe der Zeit angesammelt, unter Umständen agiert das Unternehmen international, das heißt die Kommunikation ist verzögert und nicht flüssig, die einzelnen Arbeitsschritte erfolgen dezentralisiert und zeitversetzt – Alltag im digitalen Zeitalter, aber eine Herausforderung für viele Firmen.
Interaktiver Zugriff von allen Standorten und für Mitarbeiter
Wenn man im 21. Jahrhundert als Unternehmen Markenkommunikation effektiv und praktikabel betreiben will, dann führt kein Weg mehr an einem Brand-Portal vorbei. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff? Ein Brand-, Marken- oder CI-Portal ist letztlich eine zentrale Online-Plattform, die den Zugriff auf sämtliche für CI und CD wichtigen Informationen, Templates und Prozesse ermöglicht.
Besonders für dezentralisierte Arbeitsschritte und Abteilungen, die räumlich voneinander getrennt agieren, ist solch ein Portal nicht nur praktisch, sondern schlicht unverzichtbar. Wie sonst sollte gewährleistet werden, dass jederzeit, an jedem Arbeitsplatz jeder Mitarbeiter stets Zugriff auf die aktuellsten Informationen und Marketing-Bausteine hat? Auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Grafikern oder Textern kann so deutlich vereinfacht werden: Das Brand-Portal verhindert, dass beispielsweise unwissentlich alte Styleguides oder veraltete Logos für Kampagnen verwendet werden.
Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung
Die meisten großen Unternehmen und internationale Konzerne nutzen längst CI-Portale, um ihre Marken- und Unternehmenskommunikation zu steuern, zu vereinheitlichen und zu beschleunigen. Jedoch ist der Erfolg eines Brandportals an gewisse Voraussetzungen geknüpft. Die bloße Einrichtung und Bereitstellung von Werbemitteln und Informationen mit Zugriffsmöglichkeit für alle bedeutet nämlich noch lange nicht, dass sie auch benutzt werden. Sicher ist die Pflege und Aktualisierung des Portals ein essentieller Bestandteil seines Erfolges, aber vor allem muss es aktiv genutzt werden.
Übersichtlichkeit und Usability sind Voraussetzung
Die Praxis zeigt nämlich, dass sich viele Mitarbeiter lieber auf altbewährte wenngleich komplizierte oder überholte Arbeitssysteme und Prozesse verlassen, die sie kennen, auch wenn sie langwierig oder sogar fehlerhaft sein sollten. Die Nutzung eines neuen Systems mit unüberschaubaren Funktionalitäten und einem unübersichtlichen Frontend kann da schnell für Unsicherheit sorgen – und am Ende die Implementierung des Portals zu einem Misserfolg werden lassen. Was kann man dagegen tun?
Akzeptanz, Bedienbarkeit, Praktikabilität
Einige auf dem Markt erhältliche Brand-Portal-Systeme sind schwerer im Arbeitsalltag zu handhaben als andere. Wenn sich aber ein Mitarbeiter vom verwendeten System überfordert fühlt, wird er es falsch oder gar nicht benutzen. Genau das soll das Markenportal ja eigentlich verhindern. Ein übersichtliches Frontend und eine genau Einführung in die Funktionalitäten sind hier das A und O für die langfristige nutzbringende Verwendung. Im Zweifelsfall sollte man sich als Unternehmen also lieber auf ein System verlassen, dass weniger raffinierte Funktionalitäten hat, aber dafür einfacher zu bedienen ist. Was für den aktuellen Mitarbeiter gilt, ist natürlich auch für den zukünftigen richtig: Das verwendete Software-System sollte Potenzial zur Weiterentwicklung haben, und nicht bereits nach einigen Jahren technisch obsolet sein. Ein Brand-Portal muss sich genauso wie ein Unternehmen weiterentwickeln können. Auch das ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl.
Bei der Einführung langsam aber gründlich vorgehen
Ein letzter wichtiger Hinweis: Bei der Einführung des Brand-Portals sollte man nicht den zweiten vor dem ersten Schritt machen. Richtig durchdacht ist ein Markenportal nicht nur ein Hilfsmittel und eine Schnittstelle, sondern generiert einen echten Mehrwert für das Unternehmen. Deswegen empfiehlt es sich, einzelne Bereiche und Funktionalitäten modular einzuführen, sie in der Praxis zu erproben und den realen Nutzen zu prüfen. Darauf aufbauend können dann weitere Module implementiert werden. Mit diesen Voraussetzungen wird das Brand-Portal deutlich zur Qualitätssteigerung und zur Prozesseffizienz beitragen.
